Whistleblowing

A cosa serve

Kosmos Security S.r.l. ha adottato una procedura per ricevere e gestire le segnalazioni di violazioni ai sensi del D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, che attua la direttiva (UE) 2019/1937, tenendo conto delle Linee Guida ANAC approvate con delibera n. 311 del 12 luglio 2023.

La procedura garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante e della persona coinvolta, la protezione da ritorsioni o discriminazioni conseguenti alla segnalazione e un canale interno dedicato.

Chi può segnalare

Possono segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo della Società:

• componenti degli organi sociali e soci;
• chi svolge funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• dipendenti;
• clienti, fornitori, consulenti e collaboratori;
• altri soggetti che hanno una relazione qualificata con l’Azienda.

La tutela vale anche nelle fasi precontrattuali, durante il periodo di prova, stage o tirocinio e dopo la fine del rapporto, se le informazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa si può segnalare

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente, conosciuti nel contesto lavorativo, tra cui:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali e condotte illecite relative all’organizzazione della Società;
• violazioni del diritto dell’Unione europea, ad esempio in materia di appalti pubblici, prevenzione del riciclaggio, sicurezza dei prodotti e dei trasporti, tutela dell’ambiente, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela dei dati personali e sicurezza dei sistemi informativi;
• atti che ledono gli interessi finanziari dell’Unione o riguardano il mercato interno, come concorrenza e aiuti di Stato;
• fondati sospetti su violazioni che potrebbero essere commesse e condotte volte a occultarle.

Cosa non rientra nella procedura

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale che riguardano esclusivamente il proprio rapporto di lavoro o i rapporti con i superiori;
• notizie palesemente infondate, informazioni già di dominio pubblico o basate su indiscrezioni poco attendibili;
• violazioni già disciplinate in via obbligatoria da specifici atti nazionali o dell’Unione e questioni di sicurezza nazionale.

Come segnalare

Il canale interno è gestito da un Comitato whistleblowing designato dal Consiglio di Amministrazione, composto da persone di cui sono stati verificati i requisiti di onorabilità e integrità e formate in materia di privacy e whistleblowing.

Nella segnalazione indica se desideri mantenere riservata la tua identità e avvalerti delle tutele previste. Per le segnalazioni via email ti consigliamo di usare un indirizzo personale e non una casella aziendale condivisa.

Cosa indicare

• il tempo e il luogo in cui si è verificato il fatto;
• la descrizione del fatto;
• gli elementi che consentono di identificare chi lo ha commesso;
• eventuali documenti a supporto e altre persone a conoscenza dei fatti.

Segnalazioni anonime

Le segnalazioni anonime, se circostanziate, sono gestite come le segnalazioni ordinarie e sono registrate e conservate. Se la persona segnalante viene successivamente identificata e subisce ritorsioni, si applicano le misure di protezione.

Cosa succede dopo

• Entro 5 giorni dalla ricezione il Comitato invia un avviso di ricevimento.
• Il Comitato verifica l’ammissibilità, può chiedere chiarimenti o documenti e svolge l’istruttoria tutelando la riservatezza di chi segnala e della persona segnalata.
• Entro 3 mesi il Comitato comunica l’archiviazione, l’avvio di un’inchiesta interna e le eventuali risultanze, i provvedimenti adottati o il rinvio a un’autorità competente. Il riscontro può essere interlocutorio: in quel caso gli esiti vengono comunicati al termine dell’istruttoria.

Se una segnalazione che richiama le tutele whistleblowing arriva a una persona diversa dal Comitato, viene trasmessa al Comitato entro 5 giorni, informandone chi ha segnalato.

Riservatezza e protezione dalle ritorsioni

L’identità di chi segnala, e ogni elemento da cui possa essere ricavata, non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o gestire la segnalazione senza il suo consenso espresso. La riservatezza riguarda anche il facilitatore, la persona coinvolta e le persone menzionate.

È vietata ogni forma di ritorsione, anche solo tentata o minacciata, come licenziamento, demansionamento, trasferimento, discriminazione, referenze negative o risoluzione di un contratto di fornitura. Le tutele si estendono al facilitatore, ai colleghi e ai familiari entro il quarto grado che operano nello stesso contesto lavorativo, e agli enti di proprietà della persona segnalante.

Le ritorsioni si comunicano esclusivamente ad ANAC. Le tutele spettano a chi, al momento della segnalazione, aveva fondato motivo di ritenere vere le informazioni.

Il canale esterno ANAC

Il canale interno è quello da preferire. Puoi rivolgerti all’Autorità Nazionale Anticorruzione se:

• il canale interno non è attivo o non è conforme alla legge;
• hai già segnalato internamente senza ricevere seguito;
• hai fondati motivi di ritenere che una segnalazione interna non avrebbe seguito o potrebbe esporti a ritorsioni;
• hai fondato motivo di ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Trattamento dei dati personali

Per il canale interno il titolare del trattamento è Kosmos Security S.r.l.; per il canale esterno è ANAC. I dati sono trattati dalle sole persone autorizzate, esclusivamente per gestire e dare seguito alle segnalazioni, e conservati per il tempo necessario e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale.

Per tutelare la riservatezza della persona segnalante, i diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 possono essere limitati per le persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, nella misura e per il tempo in cui ciò è necessario e proporzionato.

Responsabilità di chi segnala

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per calunnia o diffamazione, o quella civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave. Le segnalazioni manifestamente opportunistiche o fatte al solo scopo di danneggiare altri possono avere conseguenze disciplinari.

Per quanto non indicato si applica il D.lgs. 24/2023. Il Codice etico descrive i valori e le regole di comportamento della Società.